Система DocsVision - программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.

Деятельность любого предприятия сопряжена с обработкой большого количества разнообразных документов. Документы являются основным носителем деловой информации. Они необходимы практически на каждом рабочем месте и на каждом этапе работ. Достоверность, защищенность, и скорость доступа к документам - критически важные факторы деятельности предприятия.

«Бумажные технологии» документооборота уже не отвечают требованиям современного динамичного бизнеса. Использование электронных файлов, папок файловой системы и электронной почты ускоряют доступ и движение документов, но не обеспечивают нужной достоверности и защищенности. В случае большого количества документов и их интенсивной совместной обработки сотрудниками наступает хаос.

Предприятия неизбежно приходят к необходимости использования специализированных систем для работы с электронными документами. Они позволяют упорядочить работу с документами в электронном виде, обеспечивая и достоверность, и защищенность, и скорость. Существует возможность придания юридической значимости электронным документам наравне с бумажными. Но даже если по тем или иным причинам используются бумажные оригиналы, то работа с электронными версиями на этапах подготовки, при ознакомлении, исполнении или справочно-информационном использовании дает значительный эффект.

Документы и бизнес-процессы предприятия тесно взаимосвязаны. Любой документ участвует каком-либо в бизнес-процессе, и практически любой бизнес-процесс включает обработку документов. Однако «бизнес-процесс обработки документа» - это лишь частный случай. Поэтому полноценная система управления бизнес-процессами, интегрированная с системой управления документами - это естественное решение.

Бизнес-процессы охватывают взаимодействие людей, документов и различных автоматизированных систем. Поэтому важно также, чтобы это решение было интегрировано с существующими учетными системами и другими компонентами корпоративной информационной системы предприятия.

Решения, построенные на базе DocsVision, позволяют эффективно организовать работу с электронными документами и выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием. Система предоставляет возможности для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им. Система оперирует хранящейся в ней информацией и взаимодействует с другими ИТ-системами предприятия, обеспечивая информационное единство и интеграцию систем при выполнении сквозных бизнес-процессов.

Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса:

• Электронные архивы документов - для систематизированного хранения документов, используемых в работе предприятия, и обеспечения удобного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т.д.;
• Делопроизводство - для документационного обеспечения управления, включающего документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т.п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий;
• Автоматизация бизнес-процессов - широкий класс задач, не ограничивающийся движением и обработкой документа, а включающий различные операции, выполняемые сотрудниками, и пошаговую автоматическую обработку данных. В ходе бизнес-процесса могут обрабатываться различные документы и происходить взаимодействие с внешними ИТ-системами. Как правило, автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т.д., а также другие несложные, но многочисленные и рутинные процессы.

Успешное внедрение решений по управлению документами и бизнес-процессами на базе DocsVision способствует повышению общей эффективности бизнеса и достижению предприятием таких результатов, как:

• упорядочение работы с документами, ускорение их поиска и исключение потерь;
• сокращение сроков выполнения бизнес-процессов, ускорение производственного цикла;
• уменьшение количества несоответствий, повышение качества;
• повышение удовлетворенности и лояльности потребителей;
• снижение простоев и непроизводительных расходов;
• рост производительности труда;
• улучшение исполнительской дисциплины и мотивации сотрудников;
• повышение прозрачности и управляемости предприятия;
• усиление конкурентных позиций на рынке.