Функции DocsVision, обеспечивают высокий потенциал для создания эффективных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Основные функции системы можно условно разделить на две группы:

Регистрация, хранение и поиск документов

• Хранение структурированной информации о документе в виде карточки с необходимыми реквизитами;
• Хранение присоединенных к карточке файлов документов любых форматов;
• Ведение нумерации версий хранимых файлов документов (автоматическое, ручное, без версий);
• Ввод бумажных документов в систему путем сканирования и распознавания, в том числе в потоковом режиме и с использованием штрих-кодов;
• Открытие и сохранение хранящихся в системе документов формата Microsoft Office непосредственно из приложений Microsoft Office;
• Автоматическое присвоение карточкам документов регистрационных номеров из настраиваемых нумераторов;
• Автоматическое формирование атрибутов учетной карточки из полей и свойств документа Microsoft Office и обратно;
• Категоризация карточек документов (отнесение к одной или нескольким тематическим категориям из настраиваемого справочника);
• Фиксация состояния документа в соответствии с его жизненным циклом (применяется настраиваемый граф состояний и переходов);
• Создание экземпляров карточек документов по шаблонам;
• Настройка состава реквизитов карточки документа в зависимости от присваиваемого вида (вид и соответствующие реквизиты выбираются из настраиваемого справочника);
• Определение структуры карточек и работа с ними через визуально конструируемые экранные формы Microsoft VBA и Microsoft InfoPath;
• Создание новых видов учетных карточек и других расширений системы на базе программного интерфейса системы средствами Microsoft Visual Basic;
• Назначение односторонних и двусторонних смысловых связей-ссылок между карточками документов из настраиваемого справочника;
• Экспорт данных карточки в файл формата .xml, их печать и отправка по почте;
• Ведение справочников сотрудников, контрагентов, различных служебных справочников, а также универсального настраиваемого справочника, поля записей которых могут использоваться для формирования реквизитов карточек документов;
• Организация древовидной структуры папок для хранения карточек;
• Организация виртуальных папок для хранения ссылок на карточки, находящиеся в обычных папках и отвечающие определенным критериям;
• Настраиваемое табличное представление информации карточек, хранящихся в папке (выбор состава и порядка отображаемых реквизитов, группировка, сортировка, и фильтрация строк);
• Формирование отчуждаемых отчетов путем экспорта представлений в Microsoft Excel по настраиваемым шаблонам;
• Поиск документов по реквизитам и тексту (атрибутивный и полнотекстовый);
• Ограничение доступа пользователей к информации в соответствии с их учетными записями, принадлежности к группам и исполняемыми ролями;
• Электронная цифровая подпись и шифрование файлов документов, хранящихся в системе;
• Репликация данных между несколькими серверами DocsVision.

Обработка документов и бизнес-процессы

• Назначение программной (VBScript) обработки событий карточки документа (стандартные: открытие, сохранение, переход по вкладкам, и пользовательские, вызываемые через кнопки на панели инструментов карточки):
• Назначение сотрудникам заданий и контроль их исполнения;
• Ведение календарей рабочего времени сотрудников для определения даты исполнения задания на основании его длительности;
• Присоединение к заданию документов при назначении и исполнении задания;
• Назначение заданий по исполнению документов (резолюций) как через отдельную карточку, так и непосредственно из карточки документа;
• Организация процесса согласования документа через единую карточку с автоматическим формированием заданий, отслеживанием хода согласования, исправлений и комментариев и последующей консолидацией документа;
• Автоматическое формирование очередей заданий к исполнению в персональных папках сотрудников;
• Дополнительное уведомление сотрудника о поступивших заданиях со ссылкой на них письмом по электронной почте Microsoft Exchange и/или сообщением специального поискового агента;
• Исполнение задания без непосредственного доступа пользователя к серверу DocsVision (off-line задание через электронную почту Microsoft Exchange и Outlook);
• Визуальное моделирование схемы произвольных автоматизированных бизнес-процессов, управляемых событиями;
• Создание заданий, задач, согласований и бизнес-процессов по шаблонам;
• Выполнение бизнес-процесса по описанной схеме: автоматическое формирование заданий исполнителям, ручные и автоматические этапы обработки информации, передача информации в ходе процесса;
• Взаимодействие в ходе процесса с внешними ИТ-системами посредством шлюзов: мониторинг состояния объектов, маршрутизация ссылок на них, обмен данными, модификация объектов;
• Контроль выполнения процесса: визуально по схеме, с помощью монитора бизнес-процессов и настраиваемых табличных представлений;
• Хранение и отображение информации карточек заданий и бизнес-процессов аналогично карточкам документов;
• Возможность программного расширения функциональных возможностей подсистемы управления процессами.

Вкратце принцип работы системы состоит в следующим:

• Основными информационными объектами системы являются Карточки документов, заданий и бизнес-процессов, которые могут иметь довольно сложную структуру и бизнес-логику. Карточка хранит структурированную информацию о соответствующем объекте и может содержать присоединенные файлы. Для удобства работы карточки группируются в дерево Папок, содержимое которых отображается в табличном виде.
• Вспомогательная справочная информация хранится в Справочниках системы, используемых при заполнении полей карточек и в других служебных целях.
• Пользователь работает с системой при помощи клиентского приложения- Навигатора, получая через него, в соответствии со своими правами, доступ ко всем объектам системы. Пользователь может искать, просматривать, создавать и модифицировать объекты, для работы с которыми у него достаточно прав.
• Система автоматически выполняет действия, предусмотренные бизнес-логикой карточек и бизнес-процессов (формирует задания, взаимодействует с внешними системами и т.д.).
• Каждый зарегистрированный в системе пользователь имеет персональную папку, в которую ему поступают задания к исполнению. Эти задания формируются в системе другими пользователями, а также в автоматическом режиме бизнес-логикой карточки или соответствующим бизнес-процессом.
• При получении задания пользователь получает также и всю необходимую информацию в виде вложений и ссылок на документы, объекты внешних систем;
• Информация о выполнении заданий фиксируется в системе, становится доступной другим пользователям, и может порождать дальнейшую активность в соответствии с бизнес-логикой карточки или схемой бизнес-процесса.

Более подробное представление о принципе работы системы дается в других разделах настоящего документа.