Несмотря на сохранение тенденции сокращения ИТ-бюджетов, в 2010 году ИТ-руководители по-прежнему будут уделять пристальное внимание развитию технологий. В списке 10 приоритетных направлений, по версии аналитиков Gartner, находится управление документооборотом.

Аналитическая компания Gartner подвела итоги опроса ИТ-директоров по теме основных бизнес- и технологических стратегий на ближайший год. В нем приняли участие 1600 руководителей по всему миру. Выяснилось, что направления, связанные с документооборотом и управлением корпоративным контентом, занимают одни из первых мест в итоговом списке (непосредственно документооборот стоит на 7 месте). По данным аналитиков, подобная картина происходит на фоне продолжающихся сокращений ИТ-бюджетов (по ряду оценок – до уровня 2005 года) в последние кризисные годы. Тем не менее, в Gartner уверены, что в 2010 году экономика начнет выходить из рецессии и компании сменят стратегию экономии и урезания расходов на политику создания и развития новых продуктов.

Российские игроки рынка СЭД в целом выражают согласие с озвученными Gartner результатами, если рассматривать их в контексте мировой практики. В условиях российских реалий эксперты, в основном, ставят вопросы управления документами на первые три места. "Внимание к управлению документами будет на Западе, действительно примерно таким же, как показывает Gartner", - уверена Елена Иванова, начальник отдела маркетинга ЭОС. Тем не менее, по ее словам, в России ситуация иная – внимание как корпоративных, так и государственных ИТ-специалистов сейчас очень во многом сконцентрировано именно на управлении электронными документами, поэтому этот рынок в 2010 году эксперт оценивает выше, чем на Западе, помещая на 2-4 место.

Похожего мнения придерживается и Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision, говоря о том, что в нашей стране еще довольно много предприятий только собираются первый раз автоматизировать у себя задачи управления контентом и бизнес-процессами. На вопрос, на какой бы строчке в итоговом рейтинге находился бы пункт, посвященный документообороту в списке приоритетов ИТ-директоров, если бы опрос был проведен в России, господин Курьянов ответил, что на 3-м месте после аппаратного обеспечения и инфраструктурного ПО.

Топ-10 приоритетных направлений в бизнесе на 2010 год

№	Направление
1	Улучшение бизнес-процессов
2	Сокращение производственных издержек
3	Увеличение использования информации и ее аналитики
4	Улучшение эффективности работы сотрудников
5	Привлечение и удержание клиентов
6	Управление инициативами по изменению
7	Инновационное производство
8	Более эффективное таргетирование рынка и покупателей
9	Консолидация бизнес-операций/действий
10	Расширение существующих взаимоотношений с клиентами

Gartner, 2010

"Первое место в российском рейтинге приоритетов ИТ-директора по-прежнему занимают "железная" часть и инфраструктурные задачи. Документооборот в целом всегда интересен, он входит в топ-10, но его опережают финансово-учетные темы и BI. Кстати, явно растет интерес к мобильным решениям, в том числе связанным с управлением документами и процессами ", - замечает Максим Галимов, директор по перспективным исследованиям компании Directum. Разницу между Россией и Западом эксперт объясняет следующим образом: "Тема электронного документооборота в мире и в России одинаково популярна и одинаково продолжает "набирать обороты". В 2010 году рост интереса продолжится, хотя у этих явлений в разных странах не совсем одинаковые причины и не совсем одинаковое течение. Калининград. В России это, скорее, стремление упорядочить потоки документов, а затем и процессы, с ними связанные. На западе - упорядочить информацию, привести ее в более "документальный" вид, улучшить архивы в связи с усиливающимися требованиями и давлением извне организации. Управление бизнес-процессами там развивается, на мой взгляд, довольно независимо".

Топ-10 приоритетных технологических направлений на 2010 год

№	Направление
1	Виртуализация
2	" Облачные вычисления "
3	Веб 2.0
4	Сетевые коммуникации ("голос", "данные" и пр.)
5	Бизнес-аналитика
6	Мобильные технологии
7	Управление документацией/системы хранения
8	Сервисно-ориентированные приложения и SOA
9	Безопасность
10	ИТ-менеджмент

Gartner, 2010

По мнению Вячеслава Лазарева, директора дирекции по разработке и внедрению СЭД компании Optima, внедрение и совершенствование технологий обработки документов можно включить в пятерку приоритетных задач ИТ-подразделения практически любой компании: " Подготовка и обработка документов – процессы, неотделимые от основных бизнес-процессов организации, а для государственных учреждений и вовсе являются основным".

Алексей Сидоренко, директор по развитию "1С-Битрикс", полагает, что в исследовании Gartner неслучайно первое место рейтинга бизнес-приоритетов отдано улучшению бизнес-процессов: "Сегодня большинство бизнес-процессов многих компаний сложно представить без документооборота. Поэтому вполне закономерно внимание, которое уделяется технологическому аспекту -совершенствованию систем электронного документооборота, их распространению внутри компании".

Тем не менее, из уст ряда экспертов рынка звучат комментарии с негативно окрашенной риторикой. "В России интерес ко всему, что хоть как-то связано с электронным контентом и взаимодействием, подогревается повышенным вниманием к этой тематике со стороны первых лиц государства. Поэтому не исключено, что подобный опрос в России вывел бы тему электронного документооборота на более высокое место (по крайней мере, на словах). Однако если на западе все больший вес приобретают правовые аспекты (внешнее и внутреннее регулирование (compliance)), то для России пока еще более актуальны вопросы ухода от бумажных технологий.

Не секрет, что многие организации, внедрившие "электронный документооборот", на деле применяют практику электронного управления бумажными документами, а не управления электронными", - констатирует Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании "Интертраст". Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании TerraLink, в беседе с корреспондентом CNews, выразил точку зрения, что некоторые из технологий, поставленных в исследовании Gartner выше управления документацией, в России пока носят декларативный характер, поэтому эксперт полагает, документооборот вместе с устройствами хранения поднимается с 7 места на 3 или 4.

Александр Семенов, генеральный директор "Корус Консалтинг", замечает, что тематика управления информацией всегда остается актуальной, вместе с тем, на развитом рынке первичные задачи по автоматизации документооборота уже в целом решены, что выражается не первыми местами в рейтинге. В свою очередь, "облачные" вычисления, виртуализация и Web 2.0 остаются модными новинками, при том, что на Западе уже понимают, как это выгодно использовать в бизнесе, считает эксперт, добавляя, что в России эти технологии в корпоративном сегменте никогда бы не заняли верхних позиций, даже с учетом перспектив 2010 года: "Об облачных вычислениях, виртуализации и их роли в построении ИТ-инфраструктуры мало кто слышал вообще, а те ИТ-руководители, кто интересуется технологическими инновациями, пока не очень понимает, для чего и как их применить на практике, а главное - как объяснить высшему руководству, зачем это нужно и как это работает. Даже Web 2.0 в полной мере используются пока только для маркетинговых и PR-задач". Эксперт уверен, что позиции документооборота на российском рынке совпадают с исследованием Gartner , то есть находятся на 6-7 месте в общем списке. "Сейчас у российских компаний приоритетные задачи - "освоить" внедренные ранее ИТ-решения, как минимум, попытаться окупить вложенные в них затраты. Поэтому, если говорить о тенденциях следующего года, то приоритетом станут направления, обращенные к конечному потребителю", - отмечает господин Семенов, добавляя, что на сегодняшний день компаниям требуются решения, которые позволят "перетянуть" к себе клиентов, получить конкурентные преимущества на рынке. По этой причине, как он считает, внедряя документооборот, заказчик обязательно захочет проинтегрировать его с системой обслуживания клиентов ( CRM ). Калининрадская область.

Компании могут почувствовать серьезный рост производительности и сократить расходы, изменив свою инфраструктуру управления документооборотом и введя его автоматизацию и аутсорсинг. В России понимают перспективность таких направлений, но проектов подобного рода пока чрезвычайно мало.

Президент Xerox Global Services по Северной Америке Джон Келли (John Kelly) в рамках вступительного слова к ИТ-директорам и специалистам на Print&Imaging Summit заявил, что управление печатью документов является довольно простым способом снижения затрат на контроль (соответствие качества) выпускаемой продукции и повышения производительности. По крайней мере, по его словам, компании могут выполнить простые шаги к изменению своей инфраструктуры за счет снижения расходов на печать документов и обслуживание оборудования посредством аутсорсинга. Он приводит в пример, что в сегодняшних офисах в среднем одним принтером пользуются два сотрудника, тогда как после оптимизации им смогут пользоваться до 20 человек. На более глубоком уровне компаниям также следует пересмотреть свое отношение к выполнению работ и использовать техники эффективного управления рабочим процессом за счет автоматизации прохождения электронных, а не печатных документов. "Вы должны использовать технологии для движения документов, а не людей", - резюмирует Келли.

Участники российского рынка СЭД по-своему интерпретируют понятие аутсорсинга документооборота и связанные с его развитием перспективы. В целом риторика их высказываний сводится к тому, что в России появляются подобные сервисы, и они связаны не только с выпуском документов (о котором говорит представитель Xerox), но с другими процессами, входящими в цикл управления контентом, экономя средства организаций. Однако, как отмечает большинство опрошенных компаний, пока аутсорсинг документооборота для отечественного бизнеса только готовится к увеличению спроса в будущем. По мнению Алексея Афанасьева, директора по качеству компании "Интертраст", если еще в прошлом году можно было однозначно утверждать, что СЭД и прочие ECM-решения практически не присутствовали на рынке СМБ вследствие высоких затрат на создание такой системы, ее дальнейшую эксплуатацию и лицензирование, в которые входит серверная площадка, на которой строится сервер СУБД и сервер приложений, то в последнее время уже появились корпоративные информационные системы, предлагаемые именно в рамках аутсорсинга – их предлагают Google, Microsoft, IBM. "Несмотря на то, что к системам управления корпоративным контентом этих провайдеров подключены в настоящее время порядка 300 организаций-пользователей, тем не менее, можно говорить о недостаточности функциональности таких систем для использования их в качестве полноценных решений в области автоматизации документооборота. Однако учитывая направление развития, эта ситуация может быть полностью исправлена в течение ближайшего полугодия появлением новых, более удобных и современных, инструментов внутреннего взаимодействия пользователей", - замечает эксперт.

"Аутсорсинг документооборота пока является одной из наименее распространенных форм аутсорсинга в России. Документооборот очень тесно интегрирован в бизнес-процессы любой компании, поэтому передача его на аутсорсинг возможна только по некоторым направлениям", - говорит Елена Иванова, начальник отдела маркетинга ЭОС, замечая, что 1,5 года назад подобные услуги на рынке являлись "экзотикой". Она выделяет три основных направления, по которым возможно использование подобных практик – это перевод документов в электронный формат, или создание электронного образа документа; это аутсорсинг архивов бумажных и электронных документов; а также услуги по массовому обслуживанию клиентов компании, например распечатка, упаковка в конверты и рассылка счетов абонентам оператора. По ее словам, все эти услуги уже в достаточной мере технологизированы и нет никаких препятствий для их широкого применения.

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink полагает, что наиболее распространенным в России сценарием аутсорсинга документооборота является передача работ по массовому вводу документов в специализированные компании, в то время как остальные эксперты считают развитыми и услуги сторонних компаний в области печати и сканирования документов. "Кроме хранения, можно отдать на аутсорсинг и оценку ценности документов, определение сроков хранения, выборку всех необходимых документов в случае, скажем, проверки контролирующих органов, составление списка документов с истекшим сроком хранения и уничтожение документов, в том числе в присутствии заказчика", - считает Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик компании Directum .

В Cognitive Technologies, Directum, "Ланит" и ABBYY в числе возможных для России сценариев аутсорсинга назвали и SaaS-решения в области электронного документооборота, когда у провайдера услуги на удаленных серверах размещается, настраивается и обслуживается программное обеспечение для ECM, а компания за абонентскую плату использует готовую инфраструктуру как сервис. Тем не менее, в нашей стране, как полагает менеджер по развитию вертикальных продуктов ABBYY Россия Андрей Лубенец, таких компаний очень немного. "В России на сегодняшний день услуги аутсорсинга документооборота распространены не очень широко, в основном, это базовые сервисы электронной почты и хранения архивов", - замечает и Антон Мякишев, начальник отдела непрерывности бизнеса и хостинга, IBM в России и странах. Причины невысокой популярности передачи управления документооборотом сторонним компаниями кроются, согласно Михаилу Потапенко, руководителя направления электронного документооборота Cognitive Technologies, как в связи с отсутствием доверия к аутсорсеру из-за получения доступа к конфиденциальной информации, так и неуверенности в предоставлении решения на аутсорсинге в режиме 24*7*365.

"Аутсорсинг хранения электронных документов пока получил меньшее распространение, видимо, в силу опасений, что аутсорсер не сможет обеспечить на должном уровне информационную безопасность корпоративного контента, переведенного в "сверхтекучую" цифровую форму. Однако в перспективе (пусть и не самой близкой) перепоручение всех технических операций с корпоративной информацией сторонним профессионалам, представляется неизбежным, подобно тому, как сегодня все технические операции с деньгами и другими ценностями выполняют банки", - объясняет Александр Родионов, директор департамента систем управления документами "Ланит". Подобной точки зрения придерживается и Алексей Афанасьев, считая, что единственными временным недостатком аутсорсинга процессов корпоративного документооборота для малых и средних предприятий является тот факт, что практически все документы организации, представляющие для нее высокий уровень ценности, непрерывно находятся под угрозой дискредитации. Однако, по его словам, современные решения в области информационной безопасности уже сейчас могут обеспечивать мощную и полноценную защиту, исключая случаи утраты и создания условий для неправомерного доступа к ним. Эксперт выразил надежду, что в течение 1-2 лет будет развиваться аутсорсинг корпоративных информационных систем для малых и средних предприятий. "Учитывая, что доступ к таким системам будет производиться через глобальную сеть интернет, это позволит одновременно значительно снизить операционные затраты на создание и эксплуатацию системы для аутсорсеров, фактически продвигая всю отрасль систем электронного документооборота в России на новый, более совершенный уровень", - добавил он.

Александр Бейдер описывает сценарий, который в ближайшее время будет наиболее востребованным в аутсорсинга документооборота. По его прогнозам, крупные географически распределенные компании в целях повышения эффективности своей деятельности будут создавать централизованные бухгалтерии и службы управления персоналом. В такие корпоративные центры будет передана обработка информации, которая ранее обрабатывалась децентрализовано. "Совершенно очевидно, что такие центры будут выступать как аутсорсеры для других бизнес-единиц компании. И также совершенно очевидно, что такие центры не смогут работать, если они не будут обеспечены актуальными первичными документами. Таким образом, возникает задача удаленного ввода документов, и фактически, с нашей точки зрения, это и есть и аутсорсинг документооборота, и классический транзакционный документооборот", - объясняет господин Бейдер.