Первые ощутимые результаты по реализации проекта электронного правительства должны быть достигнуты в текущем году. Об этом заявил премьер-министр РФ Владимир Путин на заседании президиума правительства, передаёт «Прайм-ТАСС».

Как он отметил, уже принята программа создания электронного правительства, утверждены жесткие сроки ее реализации, то есть сроки перехода на предоставление госуслуг гражданам через интернет. «Нужно, чтобы граждане были избавлены от хождения по мукам, от хождения по инстанциям, чтобы они могли использовать удобные и простые инструменты сети интернет», - подчеркнул глава правительства.

Для того чтобы обеспечить эффективную координацию этой работы предлагается создать правительственную комиссию по внедрению информационных технологий. Соответствующий вопрос рассматривается сегодня президиумом правительства. По словам Путина, комиссия должна объединить усилия федеральных, региональных и местных органов власти.

Компаниям необходимо использовать четыре основных роли в управлении корпоративными данными для того, чтобы их ИТ-отделы работали эффективно в вопросах защиты и управления информации. К такому выводу пришли аналитики Gartner, предложив свое видение популярных специальностей в отрасли документооборота на ближайшие несколько лет.

Аналитическая компания Gartner определила четыре ключевых роли (позиции) в процессах управления документацией. К ним относятся: юрист-итэшник (IT and legal hybrids), архивариус цифровых архивов (digital archivist), информационный менеджер (business information manager) и архитектор корпоративных систем информации (enterprise information architect). Аналитики также отмечают, что, поскольку во многих компаниях таких специалистов может и не оказаться, ИТ-бизнесу необходимо по возможности привлечь их со стороны – так, к концу 2010 года порядка 40% ИТ-кадров появятся не из технической среды, а из сферы бизнеса или не-ИТ-специальностей. В Gartner предлагают, например, обучать существующих специалистов по безопасности праву или провести дополнительную подготовку для юристов компании.

Отечественный рынок , в целом пока не готов к принятию этих четырех ролей в силу своей специфики. "В странах Европы в области СЭД сейчас как раз больше внимания уделяют архивным вопросам и построению корпоративных систем. У нас же такое распределение вообще не применимо, во всяком случае, в настоящее время", - утверждает Елена Иванова, начальник отдела маркетинга ЭОС. "Кроме того, нельзя говорить, что мы до этого дойдем когда-нибудь, потому что рынок СЭД в России развивается совсем другим путем. Это во многом из-за того, что делопроизводство в России было изначально исторически гораздо более развито и регламентировано, чем в Европе", - объясняет специалист, указывая, что на отечественном рынке преобладают информационные менеджеры, а архитекторов корпоративных систем крайне мало.

"Роли, которые определила Gartner, в целом соответствуют современным тенденциям: бизнес-информация должна стать ближе к бизнесу. И если, с одной стороны, требуются посредники между деловыми процессами и их участниками, а с другой, - технологиями их документарной поддержки, то это должны быть не ИТ-специалисты или такие ИТ-специалисты, которым очень близки и понятны бизнес-цели, задачи и процессы", - считает Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании "Интертраст". Говоря о российском рынке СЭД, эксперт отметил, что на нем наблюдается "определенный конфликт между бизнес-менеджерами, ИТ-менеджерами, рекордс-менеджерами и топ-менеджерами". Он считает, что выход из него заключается не в устранении одних и введении других ролей, а во взаимном сближении существующих: "ИТ-специалист сегодня должен уметь мыслить бизнес-категориями, а бизнес-специалист думать о повышении собственной продуктивности с помощью предлагаемых ему инструментов".

По мнению Вячеслава Лазарева, директора дирекции по разработке и внедрению СЭД компании Optima, определение Gartner ролей объясняется проблемами связанными с управлением документами, и той ступенью на которой западный рынок находится в решении этих проблем. "С учетом российских реалий я бы выделил роль бизнес-аналитика и методолога для решения задач по организации и оптимизации процессов обработки документов. Это в первую очередь связано с отсутствием во многих компаниях регламентов обработки документов и необходимостью формализации регламентов для электронного документооборота", - замечает господин Лазарев. Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink, приводит успешный пример создания центров компетенции по задачам управления корпоративным системам электронного документооборота на отечественном рынке (речь идет о "Мегафоне)", когда заказчику потребовалось организовать и контролировать эффективное внедрение и использование технологий управления корпоративным контентом.

Александр Семенов, генеральный директор "Корус Консалтинг", считает, что выделенная Gartner роль юриста-айтишника связана с глобальным изменением миропорядка: "В постиндустриальном информационном обществе управление информацией и цифровыми активами, интеллектуальной собственностью приобретает огромное значение. Вопросы безопасности и сохранности информации, киберпреступлений, легальность использования программного обеспечения и любых других видов цифровой интеллектуальной собственности, условия предоставления цифровых сервисов конечным пользователям - все это крайне важно для корпораций и государства, поэтому неудивительно, что юристы и ИТ-специалисты находятся на переднем крае общего фронта, буквально "в одном окопе". На российском рынке с высоким уровнем пиратства и с "зачаточным правосознанием" (по оценке господина Семенова) эти универсальные специалисты встречаются редко.

Роль архивариуса цифровых фондов также связана с тем, что на Западе уделяется большое внимание управлению данными, хранящимся в электронном виде, считает эксперт, на сегодняшний день неактуальна. "У нас цифровые архивы находятся в зачаточном состоянии и большинство корпораций и госструктур в принципе не придает этому слою своей ИТ-инфраструктуры никакого значения. Работа по созданию цифровых архивов ведется в филиалах западных корпораций, где это просто часть корпоративного ИТ-стандарта, в крупных российских государственных библиотеках, получивших соответствующие гранты, и в ряде компаний, которые понимают необходимость таких архивов. В абсолютном же большинстве случаев, когда данные хранятся вне базы - это "файлопомойки" на серверах, и хорошо, если они хоть как-то структурированы. В любом случае, найти в них информацию под силу только тем сотрудникам, которые сами занимались таксономией этих "файлопомоек", - констатирует специалист. Остальные две роли, упомянутые Gartner, по его словам, отошли на второй план из-за усиления первых двух позиций на рынке, однако, для России актуальна, только роль архитектора корпоративных систем информации, но только в крупном бизнесе, ориентированном на западный стиль работы.

Тем не менее, в компании DocsVision и Directum считают, что выделенные роли находят свое применение на отечественном рынке управления документацией, причем "с точностью до перевода ролей с английского на русский", как выразился Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision, если под юристом-айтишником понимать директора по информационной безопасности, под архивариусом цифровых архивом - администратора серверов БД предприятия, под информационным менеджером - заведующего канцелярией или общим отделом и под архитектором корпоративных систем информации - ИТ-директора. "В случае автоматизации бизнес-процессов в состав этого центра принятия решений входят еще и коммерческий или финансовый директор, или другой директор по основным процессам компании-заказчика", - добавляет специалист. Максим Галимов, директор по перспективным исследованиям компании Directum, утверждает, что российская практика делопроизводства выделяет предметную роль "управляющего документацией" (делопроизводителя), который берет на себя множество обязанностей - от проектирования архивов до оперативного контроля за движением документов. Эксперт видит распределение ролей "заказчик - делопроизводитель, исполнитель - ИТ-служба " более прагматичным и эффективным, замечая, что при этом делопроизводитель должен быть "на острие прогресса". "С другой стороны, при отсутствии квалифицированного управляющего документацией перемещение его обязанностей в ИТ-службу - логичный шаг, и тогда выделение указанных ролей вполне обоснованно", - подытоживает господин Галимов. Калининград.

Администрация Волгоградской области завершила первый этап внедрения системы « Электронного правительства » на платформе SAP NetWeaver . По заказу комитета информационных технологий и телекоммуникаций Волгоградской области был разработан концептуальный проект, ставший основой технического задания к конкурсу на выполнение работ.

Для комплексного решения задач оптимизации управления регионом были внедрены решения SAP , объединенные платформой SAP NetWeaver : SAP RM ( система электронного документооборота ), SAP Enterprise portal ( информационно - справочный портал), SAP BI IP ( аналитическая система и бюджетирование ), SAP CRM ( оказание услуг населению ). В настоящий момент система запущена в промышленную эксплуатацию. Как подчеркивает руководство области, внедрение системы позволило решить вопросы автоматизации внутренних управленческих процессов органов исполнительной власти. Вместе с тем оно подчеркивает, что с точки зрения пользователя программный продукт имеет достаточно сложный интерфейс

Компании могут почувствовать серьезный рост производительности и сократить расходы, изменив свою инфраструктуру управления документооборотом и введя его автоматизацию и аутсорсинг. В России понимают перспективность таких направлений, но проектов подобного рода пока чрезвычайно мало.

Президент Xerox Global Services по Северной Америке Джон Келли (John Kelly) в рамках вступительного слова к ИТ-директорам и специалистам на Print&Imaging Summit заявил, что управление печатью документов является довольно простым способом снижения затрат на контроль (соответствие качества) выпускаемой продукции и повышения производительности. По крайней мере, по его словам, компании могут выполнить простые шаги к изменению своей инфраструктуры за счет снижения расходов на печать документов и обслуживание оборудования посредством аутсорсинга. Он приводит в пример, что в сегодняшних офисах в среднем одним принтером пользуются два сотрудника, тогда как после оптимизации им смогут пользоваться до 20 человек. На более глубоком уровне компаниям также следует пересмотреть свое отношение к выполнению работ и использовать техники эффективного управления рабочим процессом за счет автоматизации прохождения электронных, а не печатных документов. "Вы должны использовать технологии для движения документов, а не людей", - резюмирует Келли.

Участники российского рынка СЭД по-своему интерпретируют понятие аутсорсинга документооборота и связанные с его развитием перспективы. В целом риторика их высказываний сводится к тому, что в России появляются подобные сервисы, и они связаны не только с выпуском документов (о котором говорит представитель Xerox), но с другими процессами, входящими в цикл управления контентом, экономя средства организаций. Однако, как отмечает большинство опрошенных компаний, пока аутсорсинг документооборота для отечественного бизнеса только готовится к увеличению спроса в будущем. По мнению Алексея Афанасьева, директора по качеству компании "Интертраст", если еще в прошлом году можно было однозначно утверждать, что СЭД и прочие ECM-решения практически не присутствовали на рынке СМБ вследствие высоких затрат на создание такой системы, ее дальнейшую эксплуатацию и лицензирование, в которые входит серверная площадка, на которой строится сервер СУБД и сервер приложений, то в последнее время уже появились корпоративные информационные системы, предлагаемые именно в рамках аутсорсинга – их предлагают Google, Microsoft, IBM. "Несмотря на то, что к системам управления корпоративным контентом этих провайдеров подключены в настоящее время порядка 300 организаций-пользователей, тем не менее, можно говорить о недостаточности функциональности таких систем для использования их в качестве полноценных решений в области автоматизации документооборота. Однако учитывая направление развития, эта ситуация может быть полностью исправлена в течение ближайшего полугодия появлением новых, более удобных и современных, инструментов внутреннего взаимодействия пользователей", - замечает эксперт.

"Аутсорсинг документооборота пока является одной из наименее распространенных форм аутсорсинга в России. Документооборот очень тесно интегрирован в бизнес-процессы любой компании, поэтому передача его на аутсорсинг возможна только по некоторым направлениям", - говорит Елена Иванова, начальник отдела маркетинга ЭОС, замечая, что 1,5 года назад подобные услуги на рынке являлись "экзотикой". Она выделяет три основных направления, по которым возможно использование подобных практик – это перевод документов в электронный формат, или создание электронного образа документа; это аутсорсинг архивов бумажных и электронных документов; а также услуги по массовому обслуживанию клиентов компании, например распечатка, упаковка в конверты и рассылка счетов абонентам оператора. По ее словам, все эти услуги уже в достаточной мере технологизированы и нет никаких препятствий для их широкого применения.

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink полагает, что наиболее распространенным в России сценарием аутсорсинга документооборота является передача работ по массовому вводу документов в специализированные компании, в то время как остальные эксперты считают развитыми и услуги сторонних компаний в области печати и сканирования документов. "Кроме хранения, можно отдать на аутсорсинг и оценку ценности документов, определение сроков хранения, выборку всех необходимых документов в случае, скажем, проверки контролирующих органов, составление списка документов с истекшим сроком хранения и уничтожение документов, в том числе в присутствии заказчика", - считает Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик компании Directum .

В Cognitive Technologies, Directum, "Ланит" и ABBYY в числе возможных для России сценариев аутсорсинга назвали и SaaS-решения в области электронного документооборота, когда у провайдера услуги на удаленных серверах размещается, настраивается и обслуживается программное обеспечение для ECM, а компания за абонентскую плату использует готовую инфраструктуру как сервис. Тем не менее, в нашей стране, как полагает менеджер по развитию вертикальных продуктов ABBYY Россия Андрей Лубенец, таких компаний очень немного. "В России на сегодняшний день услуги аутсорсинга документооборота распространены не очень широко, в основном, это базовые сервисы электронной почты и хранения архивов", - замечает и Антон Мякишев, начальник отдела непрерывности бизнеса и хостинга, IBM в России и странах. Причины невысокой популярности передачи управления документооборотом сторонним компаниями кроются, согласно Михаилу Потапенко, руководителя направления электронного документооборота Cognitive Technologies, как в связи с отсутствием доверия к аутсорсеру из-за получения доступа к конфиденциальной информации, так и неуверенности в предоставлении решения на аутсорсинге в режиме 24*7*365.

"Аутсорсинг хранения электронных документов пока получил меньшее распространение, видимо, в силу опасений, что аутсорсер не сможет обеспечить на должном уровне информационную безопасность корпоративного контента, переведенного в "сверхтекучую" цифровую форму. Однако в перспективе (пусть и не самой близкой) перепоручение всех технических операций с корпоративной информацией сторонним профессионалам, представляется неизбежным, подобно тому, как сегодня все технические операции с деньгами и другими ценностями выполняют банки", - объясняет Александр Родионов, директор департамента систем управления документами "Ланит". Подобной точки зрения придерживается и Алексей Афанасьев, считая, что единственными временным недостатком аутсорсинга процессов корпоративного документооборота для малых и средних предприятий является тот факт, что практически все документы организации, представляющие для нее высокий уровень ценности, непрерывно находятся под угрозой дискредитации. Однако, по его словам, современные решения в области информационной безопасности уже сейчас могут обеспечивать мощную и полноценную защиту, исключая случаи утраты и создания условий для неправомерного доступа к ним. Эксперт выразил надежду, что в течение 1-2 лет будет развиваться аутсорсинг корпоративных информационных систем для малых и средних предприятий. "Учитывая, что доступ к таким системам будет производиться через глобальную сеть интернет, это позволит одновременно значительно снизить операционные затраты на создание и эксплуатацию системы для аутсорсеров, фактически продвигая всю отрасль систем электронного документооборота в России на новый, более совершенный уровень", - добавил он.

Александр Бейдер описывает сценарий, который в ближайшее время будет наиболее востребованным в аутсорсинга документооборота. По его прогнозам, крупные географически распределенные компании в целях повышения эффективности своей деятельности будут создавать централизованные бухгалтерии и службы управления персоналом. В такие корпоративные центры будет передана обработка информации, которая ранее обрабатывалась децентрализовано. "Совершенно очевидно, что такие центры будут выступать как аутсорсеры для других бизнес-единиц компании. И также совершенно очевидно, что такие центры не смогут работать, если они не будут обеспечены актуальными первичными документами. Таким образом, возникает задача удаленного ввода документов, и фактически, с нашей точки зрения, это и есть и аутсорсинг документооборота, и классический транзакционный документооборот", - объясняет господин Бейдер.